Usluge diseminacije i digitalne komunikacije u okviru projekta “The Youth Advocacy Bridge”

1. Osnovne informacije

Naručitelj: Udruga Svjetski savez mladih Jugoistočna Europa (World Youth Alliance Southeast Europe)

Ul. Davora Zbiljskog 28, 10000 Zagreb, Hrvatska

OIB: 50632350819

Referenca projekta: NDICI – Global Europe, AU-EU Youth Action Lab – “The Youth Advocacy Bridge”.

Postupak: Jednostavna nabava.

Vrsta ugovora: Narudžba usluga / ugovor o uslugama.

Procijenjena vrijednost ugovora: 3.200,00 EUR (izvršitelj može biti oslobađen PDV-a; vidjeti točku 5.).

2. Predmet i opseg usluga

Naziv nabave: Pružanje usluga diseminacije i digitalne komunikacije za projekt The Youth Advocacy Bridge.

Kratki opis usluga: Izvršitelj će osmisliti i provesti integrirani paket usluga diseminacije i digitalne komunikacije kojim se osigurava vidljivost rezultata projekta i angažman mladih te dionika u Europi i Africi, u skladu s projektnom prijavom projekta The Youth Advocacy Bridge i ciljevima AU-EU Youth Action Laba. Usluge obuhvaćaju izradu strategije oglasivanja i angažmana, podršku uspostavi mreže Youth Governance Ambassadors, izradu promotivnih materijala i sadržaja za društvene mreže i web, provedbu plaćenih kampanja te podršku uspostavi Digital Knowledge Huba kao trajnog repozitorija projektnih saznanja.

Ključni zadaci uključuju:

• Izradu strategije online oglasivanja i angažmana (Design of online advertising and engagement strategy).
• Podršku u olakšavanju uspostave mreže Youth Governance Ambassadors (Support in facilitating the establishment of the Youth Governance Ambassadors network).
• Podršku u izradi Izjave o institucionalnoj predanosti (Support in drafting the Institutional Commitment Statement).
• Izradu promotivnih materijala za diseminaciju – vizuala za društvene mreže i web te videosadržaja (Design of promotional materials for dissemination: social media and web visuals, videos).
• Osmišljavanje poruka digitalnog pripovijedanja (Crafting digital storytelling messages).
• Izradu dviju multimedijskih studija slučaja koje prikazuju učinak projekta (Creating two multimedia case studies demonstrating impact).
• Izradu i provedbu plaćenih kampanja putem Meta sustava (Creating paid campaigns on the Meta advertising system).
• Podršku u uspostavi Digital Knowledge Huba (Support in the creation of the Digital Knowledge Hub).

Mjesto provedbe: Online.

Očekivani datumi provedbe: Od potpisa ugovora / izdavanja narudžbe do 31. svibnja 2026. (točna dinamika utvrđuje se prema projektnom kalendaru).

3. Prihvatljivost i sudjelovanje

Tko se može prijaviti: Pravne i/ili fizičke osobe (trgovačka društva, obrti, organizacije civilnog društva, instituti, freelance stručnjaci) uredno registrirane za pružanje traženih usluga diseminacije, oglasivanja i digitalne komunikacije sukladno hrvatskom zakonodavstvu i, gdje je primjenjivo, njihovom nacionalnom zakonodavstvu.

4. Tehnička i stručna sposobnost

Minimalni zahtjevi – ponuditelji moraju dokazati:

• Dokumentirano iskustvo u pružanju sličnih usluga diseminacije, digitalnog marketinga i izrade vizualnih/multimedijskih sadržaja, po mogućnosti u prekograničnim ili međunarodnim kontekstima.
• Iskustvo u izradi i provedbi plaćenih kampanja na društvenim mrežama (Meta i slični sustavi).
• Sposobnost rada na engleskom jeziku kao glavnom radnom jeziku projekta (govorno i pismeno).

Dokazi koje je potrebno dostaviti: Životopis ključnog/ključnih stručnjaka s jasno naznačenim relevantnim angažmanima, datumima, ulogama i ciljnim skupinama; i/ili profil tvrtke/organizacije s kratkim portfeljem usporedivih projekata diseminacije i digitalne komunikacije te jezičnim kompetencijama. Kratak opis (maks. 1 stranica) najmanje 1 relevantnog prethodnog projekta diseminacije ili komunikacijske kampanje, uključujući temu, ciljnu skupinu, kanale i naručitelja.

5. Financijska ponuda i uvjeti cijene

Financijska ponuda mora:

• Biti izražena u EUR kao ukupni paušalni iznos koji pokriva sve usluge i sve povezane troškove, s raščlambom po stavkama iz točke 2.
• Jasno navesti je li ponuditelj u sustavu PDV-a; ponuditelji izvan sustava PDV-a navode odgovarajuću zakonsku osnovu (npr. članak 90. stavak 2. Zakona o PDV-u).

Ne prihvaćaju se dodatni troškovi izvan ugovorenog paušalnog iznosa; sve poreze, pristojbe i bankovne naknade snosi izvršitelj te moraju biti uključeni u ponuđenu cijenu.

6. Kriteriji za odabir

Ugovor će biti dodijeljen ekonomski najpovoljnijoj ponudi temeljem sljedećih kriterija:

• Cijena: 100% (najniža prihvatljiva cijena dobiva maksimalan broj bodova i odabire se).

Cijena se ocjenjuje kao ukupni iznos koji naručitelj stvarno plaća, uzimajući u obzir da naručitelj ne može ostvariti pravo na odbitak pretporeza.

7. Sadržaj i format ponude

Svaka ponuda mora sadržavati:

• Ispunjenu i potpisanu financijsku ponudu (u EUR), s navedenim ukupnim paušalnim iznosom, statusom u sustavu PDV-a i raščlambom po stavkama (najmanje: strategija i sadržaj, produkcija materijala, plaćene kampanje, Digital Knowledge Hub).
• Životopis(e) ključnog/ključnih stručnjaka, s naglaskom na relevantno iskustvo u diseminaciji, digitalnom marketingu i izradi multimedijskih sadržaja.

Jezik ponude: Ponude se mogu podnijeti na engleskom ili hrvatskom jeziku.

Format: Ponude se podnose elektronički kao jedna PDF datoteka (skenirani potpis). Dostava u papirnatom obliku nije potrebna.

8. Način dostave i rok

Način dostave: Putem e-maila ili putem online obrasca dostupnog ovdje.

E-mail adresa za dostavu: southeast_europe@wya.net

Rok za dostavu: 7. travnja 2026.

Ponude zaprimljene nakon roka neće se razmatrati.

9. Postupak evaluacije i dodjele

Postupak evaluacije uključuje sljedeće korake:

• Administrativna provjera i provjera prihvatljivosti: provjera je li ponuda potpuna, predana na vrijeme te jesu li ispunjeni kriteriji prihvatljivosti i isključenja.
• Tehnička i financijska evaluacija: procjena tehničke sposobnosti i kvalitete predloženog pristupa, nakon čega slijedi bodovanje prema kriteriju dodjele (cijena).
• Potpis ugovora: ugovor će se potpisati s odabranim ponuditeljem.

10. Ugovaranje i provedba

Vrsta ugovora: Ugovor o uslugama prema hrvatskom pravu.

Izdavanje narudžbe za usluge: Odabrani ponuditelj primit će narudžbu za usluge; aktivnosti mogu započeti tek nakon potpisa ugovora / izdavanja narudžbe.

Uvjeti plaćanja: Plaćanje će se izvršiti jednokratno, u paušalnom iznosu, nakon uspješnog završetka usluga i prihvaćanja svih isporuka od strane naručitelja, na temelju valjanog računa.

11. Zaštita podataka, vidljivost i intelektualno vlasništvo

Zaštita podataka: Osobni podaci sadržani u ponudama obrađivat će se isključivo u svrhu provedbe postupka nabave i izvršenja ugovora, u skladu s Uredbom (EU) 2016/679 (GDPR) i Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (Narodne novine 42/2018). Podaci će se sigurno pohranjivati tijekom minimalnog razdoblja zahtijevanog pravilima EU-a i donatora te internim politikama, nakon čega će se izbrisati ili anonimizirati.

Vidljivost: Izvršitelj mora poštovati sve zahtjeve vidljivosti i komunikacije Europske unije i AU-EU Youth Action Laba, uključujući ispravnu uporabu logotipa i standardnih izjava o odricanju od odgovornosti na svim materijalima, vizualima, videosadržajima i plaćenim kampanjama izrađenima u okviru ovog ugovora. Detaljne upute i datoteke s logotipima osigurat će naručitelj.

Intelektualno vlasništvo: Svi materijali i rezultati izrađeni u okviru ovog ugovora (npr. strategija, vizuali, videosadržaji, multimedijske studije slučaja, sadržaj kampanja i Digital Knowledge Hub) postaju vlasništvo naručitelja, koji zadržava pravo njihova korištenja, prilagodbe i objave u nekomercijalne svrhe projekta, uključujući daljnju diseminaciju mladima i dionicima u Europi i Africi. Izvršitelj zadržava pravo navođenja angažmana u svom portfelju, uz prethodnu pisanu suglasnost naručitelja.

12. Ostale odredbe

Pravo na otkazivanje: Naručitelj zadržava pravo otkazati poziv na dostavu ponuda ili ne dodijeliti ugovor, bez obveze naknade ponuditeljima bilo kakvih troškova.

Zabrana umjetnog dijeljenja ugovora: Procijenjena vrijednost ove nabave utvrđena je sukladno primjenjivim pravilima, a ugovor nije umjetno podijeljen radi izbjegavanja strožih postupaka.

Mjerodavno pravo i nadležnost: Ovaj postupak nabave, ugovor koji iz njega proizlazi te svi sporovi koji iz njih proizlaze uređeni su hrvatskim pravom. Svaki spor koji se ne može riješiti mirnim putem bit će u nadležnosti stvarno nadležnog suda u Zagrebu, Hrvatska.

Call for Tenders

Dissemination and Digital Communication Services under the project “The Youth Advocacy Bridge”

1. Basic information

Contracting authority: Udruga Svjetski savez mladih Jugoistočna Europa (World Youth Alliance Southeast Europe)

Ul. Davora Zbiljskog 28, 10000 Zagreb, Croatia

OIB: 50632350819

Project reference: NDICI – Global Europe, AU-EU Youth Action Lab – “The Youth Advocacy Bridge”.

Procedure: Simple procurement (jednostavna nabava).

Type of contract: Commission of services / service contract.

Estimated contract value: 3,200.00 EUR (the contractor may be VAT-exempt; see section 5).

2. Subject and scope of services

Title of the procurement: Provision of dissemination and digital communication services for the Youth Advocacy Bridge project.

Short description of services: The contractor will design and deliver an integrated package of dissemination and digital communication services that ensures the visibility of project results and the engagement of youth and stakeholders in Europe and Africa, in line with the Youth Advocacy Bridge project application and AU-EU Youth Action Lab objectives. The services cover the development of an advertising and engagement strategy, support to the establishment of the Youth Governance Ambassadors network, production of promotional materials and content for social media and web, delivery of paid campaigns, and support to the creation of a Digital Knowledge Hub as a lasting repository of project knowledge.

Key tasks include:

• Design of an online advertising and engagement strategy.
• Support in facilitating the establishment of the Youth Governance Ambassadors network.
• Support in drafting the Institutional Commitment Statement.
• Design of promotional materials for dissemination (social media and web visuals, videos).
• Crafting digital storytelling messages.
• Creating two multimedia case studies demonstrating impact.
• Creating paid campaigns on the Meta advertising system.
• Support in the creation of the Digital Knowledge Hub.

Place of delivery: Online.

Expected implementation dates: From contract signature / issue of order until 31 May 2026 (exact schedule to be set as per the project calendar).

3. Eligibility and participation

Who may apply: Legal and/or natural persons (companies, craft businesses, CSOs, institutes, freelance experts) duly registered to provide the requested dissemination, advertising and digital communication services in accordance with Croatian law and, where relevant, their national law.

4. Technical and professional capacity

Minimum requirements – tenderers must demonstrate:

• Documented experience of delivering similar dissemination, digital marketing and visual/multimedia content services, preferably in cross-border or international contexts.
• Experience in designing and running paid social media campaigns (Meta and comparable systems).
• Ability to work in English as the main working language of the project (spoken and written).

Evidence to be provided: CV of the key expert(s) clearly indicating relevant assignments, dates, roles and target groups; and/or company / organisation profile with a short portfolio of comparable dissemination and digital communication projects and language skills. Short description (max. 1 page) of at least 1 relevant previous dissemination project or communication campaign, including topic, target group, channels and contracting authority.

5. Financial offer and price conditions

The financial offer must:

• Be expressed in EUR as a total lump sum covering all services and all related costs, with a breakdown by the items listed in section 2.
• Clearly indicate whether the tenderer is registered for VAT; tenderers outside the VAT system must state the applicable legal basis (e.g. Article 90(2) of the Croatian VAT Act).

No additional costs will be accepted beyond the contracted lump sum; all taxes, duties and bank charges are borne by the contractor and must be included in the offered price.

6. Award criteria

The contract will be awarded to the economically most advantageous tender based on the following criteria:

• Price: 100% (lowest compliant price receives maximum points and is chosen).

The price is evaluated as the total amount actually payable by the contracting authority, considering that the contracting authority cannot recover VAT.

7. Content and format of the tender

Each tender must contain:

• Completed and signed financial offer (in EUR), indicating total lump sum, VAT status and a breakdown by item (at least: strategy and content, materials production, paid campaigns, Digital Knowledge Hub).
• CV(s) of the key expert(s), highlighting relevant experience in dissemination, digital marketing and multimedia content production.

Language of the tender: Offers may be submitted in English or Croatian.

Format: Tenders must be submitted electronically as a single PDF file (signed scan). No hard-copy submission is required.

8. Submission method and deadline

Submission method: By email or via the online form available here.

Email address for submission: southeast_europe@wya.net

Deadline for submission: 7 April 2026

Tenders received after the deadline will not be considered.

9. Evaluation and award procedure

The evaluation procedure will include the following steps:

• Administrative and eligibility check: verification that the tender is complete, submitted on time, and that the eligibility and exclusion criteria are met.
• Technical and financial evaluation: assessment of technical capacity and quality of the proposed approach, followed by scoring based on the award criterion (price).
• Contract signature: contract will be signed with the chosen tenderer.

10. Contracting and implementation

Type of contract: Service contract under Croatian law.

Issue of and order for services: The successful tenderer will receive an order for services; activities may only start after the contract is signed / the order is issued.

Payment terms: Payment will be made as a single lump-sum payment after successful completion of the services and acceptance of all deliverables by the contracting authority, on the basis of a valid invoice.

11. Data protection, visibility and intellectual property

Data protection: Personal data contained in tenders will be processed solely for the purposes of the procurement procedure and contract implementation, in line with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and the Croatian Act on the Implementation of the General Data Protection Regulation (Official Gazette 42/2018). Data will be stored securely for the minimum period required by EU and donor rules and internal policies, after which it will be deleted or anonymized.

Visibility: The contractor must comply with all visibility and communication requirements of the European Union and the AU-EU Youth Action Lab, including correct use of logos and standard disclaimers on all materials, visuals, videos and paid campaigns produced under this contract. Detailed instructions and logo files will be provided by the contracting authority.

Intellectual property: All materials and outputs produced under this contract (e.g. strategy, visuals, videos, multimedia case studies, campaign content and the Digital Knowledge Hub) will become the property of the contracting authority, which retains the right to use, adapt and publish them for non-commercial project purposes, including further dissemination to youth and stakeholders in Europe and Africa. The contractor retains the right to refer to the assignment in its portfolio, subject to prior written consent of the contracting authority.

12. Other provisions

Right to cancel: The contracting authority reserves the right to cancel the call for tenders or not to award the contract, without any obligation to compensate tenderers for costs incurred.

Prohibition of splitting contracts: The estimated value of this procurement has been determined in accordance with applicable rules, and the contract has not been artificially split for the purpose of avoiding more stringent procedures.

Applicable law and jurisdiction: This procurement procedure, the resulting contract and any disputes arising from them are governed by Croatian law. Any dispute that cannot be settled amicably will fall under the jurisdiction of the competent court in Zagreb, Croatia.