Svjetski savez mladih Jugoistočna Europa

Poziv na dostavu ponuda – Razvoj kapaciteta – specijalizirana edukacija o utjecaju alata umjetne inteligencije (AI) na demokratsko upravljanje

Datum objave: 2. listopada 2025.

Poziv na dostavu ponuda – Razvoj kapaciteta – specijalizirana edukacija o utjecaju alata umjetne inteligencije (AI) na demokratsko upravljanje

1. Osnovne informacije

Naručitelj: Udruga Svjetski savez mladih Jugoistočna Europa (World Youth Alliance Southeast Europe)
Ul. Davora Zbiljskog 28, 10000 Zagreb, Hrvatska
OIB: 50632350819

Referenca projekta: NDICI – Global Europe, AU-EU Youth Action Lab – “The Youth Advocacy Bridge”.
Postupak: Jednostavna nabava.
Vrsta ugovora: Narudžba usluga.
Procijenjena vrijednost ugovora: 1.500,00 EUR (uključujući PDV).

2. Predmet i opseg usluga

Naziv nabave: Priprema i organizacija aktivnosti Razvoj kapaciteta 1: specijalizirana edukacija o utjecaju alata umjetne inteligencije (AI) na demokratsko upravljanje.

Kratki opis usluga: Izvršitelj će pripremiti, facilitirati i provesti online specijaliziranu edukaciju o utjecaju alata umjetne inteligencije (AI) na demokratsko upravljanje za zaposlenike i ključne suradnike SSM JIE-a i Instituta SPES, u skladu s projektnom prijavom projekta The Youth Advocacy Bridge i ciljevima AU-EU Youth Action Laba. Edukacija će ojačati interne kapacitete partnera za razumijevanje rizika i prilika koje donosi AI u pogledu odgovornosti, transparentnosti i sudjelovanja te će pružiti praktične smjernice za integriranje AI aspekata u daljnje projektne aktivnosti i zagovaračke alate.

Ključni zadaci uključuju:

Pripremu edukacijskih materijala.
Online facilitiranje i provedbu jednodnevne edukacije, uključujući moderiranje rasprava.
Kratku bilješku nakon edukacije s ključnim preporukama kako SSM JIE i SPES mogu primijeniti stečena znanja u provedbi projekta The Youth Advocacy Bridge.

Mjesto provedbe: Online.
Očekivani datumi provedbe: Studeni 2025. (točni datumi bit će naknadno utvrđeni prema projektnom kalendaru; aktivnosti se moraju provesti u tom razdoblju u Zagrebu).

3. Prihvatljivost i sudjelovanje

Tko se može prijaviti: Pravne i/ili fizičke osobe (trgovačka društva, obrti, organizacije civilnog društva, instituti, freelance stručnjaci) uredno registrirane za pružanje traženih usluga edukacije / savjetovanja sukladno hrvatskom zakonodavstvu i, gdje je primjenjivo, njihovom nacionalnom zakonodavstvu.

4. Tehnička i stručna sposobnost

Minimalni zahtjevi:
Ponuditelji moraju dokazati:

Dokumentirano iskustvo u provedbi slične vrste edukacija, po mogućnosti u prekograničnim ili međunarodnim kontekstima.
Sposobnost rada na engleskom jeziku kao glavnom radnom jeziku edukacije (govorno i pismeno).

Dokazi koje je potrebno dostaviti:

Životopis ključnog/ključnih stručnjaka s jasno naznačenim relevantnim angažmanima, datumima, ulogama i ciljnim skupinama; i/ili profil tvrtke/organizacije s kratkim portfeljem usporedivih edukacijskih projekata i jezičnim kompetencijama.
Kratak opis (maks. 1 stranica) najmanje 1 relevantne prethodne edukacije ili radionice, uključujući temu, ciljnu skupinu, lokaciju i naručitelja.

5. Financijska ponuda i uvjeti cijene

Financijska ponuda mora:

Biti izražena u EUR kao ukupni paušalni iznos koji pokriva sve usluge i sve povezane troškove.
Jasno navesti je li PDV uključen ili nije te primjenjivu stopu PDV-a, gdje je relevantno.

Ne prihvaćaju se dodatni troškovi izvan ugovorenog paušalnog iznosa; sve poreze, pristojbe i bankovne naknade snosi izvršitelj te moraju biti uključeni u ponuđenu cijenu.

6. Kriteriji za odabir

Ugovor će biti dodijeljen ekonomski najpovoljnijoj ponudi temeljem sljedećih kriterija:

Cijena: 100% (najniža prihvatljiva cijena dobiva maksimalan broj bodova i odabire se).

Cijena će se ocjenjivati s uključenim PDV-om, uzimajući u obzir da naručitelj ne može ostvariti pravo na odbitak pretporeza.

7. Sadržaj i format ponude

Svaka ponuda mora sadržavati sljedeće dokumente:

Ispunjenu financijsku ponudu (u EUR), s navedenim ukupnim paušalnim iznosom, PDV statusom i raščlambom glavnih kategorija troškova (najmanje: priprema, provedba, praćenje).
Životopis(e) ključnog/ključnih stručnjaka, s naglaskom na relevantno iskustvo u području upravljanja, zagovaranja mladih te temama vezanim uz AI / tehnologiju.

Jezik ponude: Ponude se mogu podnijeti na engleskom ili hrvatskom jeziku.
Format: Ponude se podnose elektronički kao jedna PDF datoteka (skenirani potpis). Dostava u papirnatom obliku nije potrebna.

8. Način dostave i rok

Način dostave: Putem e-maila ili putem online obrasca dostupnog ovdje.
E-mail adresa za dostavu: southeast_europe@wya.net
Rok za dostavu: 5. studenoga 2025.
Ponude zaprimljene nakon roka neće se razmatrati.

9. Postupak evaluacije i dodjele

Postupak evaluacije uključuje sljedeće korake:

Administrativna provjera i provjera prihvatljivosti: provjera je li ponuda potpuna, predana na vrijeme te jesu li ispunjeni kriteriji prihvatljivosti i isključenja.
Tehnička i financijska evaluacija: procjena tehničke sposobnosti i kvalitete predloženog pristupa, nakon čega slijedi bodovanje prema kriterijima dodjele (cijena).
Potpis ugovora: ugovor će se potpisati s odabranim ponuditeljem.

10. Ugovaranje i provedba

Vrsta ugovora: Ugovor o uslugama prema hrvatskom pravu.
Izdavanje narudžbe za usluge: Odabrani ponuditelj primit će narudžbu za usluge.
Uvjeti plaćanja: Plaćanje će se izvršiti jednokratno, u paušalnom iznosu, nakon uspješnog završetka edukacije i prihvaćanja svih isporuka od strane naručitelja, na temelju valjanog računa.

11. Zaštita podataka, vidljivost i intelektualno vlasništvo

Zaštita podataka: Osobni podaci sadržani u ponudama obrađivat će se isključivo u svrhu provedbe postupka nabave i izvršenja ugovora, u skladu s Uredbom (EU) 2016/679 (Opća uredba o zaštiti podataka – GDPR) i Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (Narodne novine 42/2018). Podaci će se sigurno pohranjivati tijekom minimalnog razdoblja zahtijevanog pravilima EU-a i donatora te internim politikama, nakon čega će se izbrisati ili anonimizirati.

Vidljivost: Izvršitelj mora poštovati sve zahtjeve vidljivosti i komunikacije Europske unije i AU-EU Youth Action Laba, uključujući ispravnu uporabu logotipa i standardnih izjava o odricanju od odgovornosti na svim materijalima i rezultatima izrađenima u okviru ovog ugovora. Detaljne upute i datoteke s logotipima osigurat će naručitelj.

Intelektualno vlasništvo: Svi materijali i rezultati izrađeni u okviru ovog ugovora (npr. agende, edukacijski moduli, prezentacije, radni materijali, metodološki alati) postaju vlasništvo naručitelja, koji zadržava pravo njihova korištenja, prilagodbe i objave u nekomercijalne svrhe projekta, uključujući daljnju diseminaciju mladima i dionicima u Europi i Africi. Izvršitelj zadržava pravo navođenja angažmana u svom portfelju, uz prethodnu pisanu suglasnost naručitelja.

12. Ostale odredbe

Pravo na otkazivanje: Naručitelj zadržava pravo otkazati poziv na dostavu ponuda ili ne dodijeliti ugovor, bez obveze naknade ponuditeljima bilo kakvih troškova nastalih u pripremi i dostavi ponuda.

Zabrana umjetnog dijeljenja ugovora: Procijenjena vrijednost ove nabave utvrđena je sukladno primjenjivim pravilima, a ugovor nije umjetno podijeljen radi izbjegavanja strožih postupaka.

Mjerodavno pravo i nadležnost: Ovaj postupak nabave, ugovor koji iz njega proizlazi te svi sporovi koji iz njih proizlaze uređeni su hrvatskim pravom. Svaki spor koji se ne može riješiti mirnim putem bit će u nadležnosti stvarno nadležnog suda u Zagrebu, Hrvatska.

Ova publikacija pripremljena je uz financijsku potporu Europske komisije. Izneseni stavovi isključiva su odgovornost konzultanata te ni na koji način ne odražavaju službeno stajalište Europske komisije.

Call for Tenders

Capacity Development – Specialized Training on the Impact of AI Tools on Democratic Governance

1. Basic information

Contracting authority: Udruga Svjetski savez mladih Jugoistočna Europa (World Youth Alliance Southeast Europe)

Ul. Davora Zbiljskog 28, 10000 Zagreb, Croatia

OIB: 50632350819

Project reference: NDICI – Global Europe, AU-EU Youth Action Lab – “The Youth Advocacy Bridge”.

Procedure: Simple procurement (jednostavna nabava ).

Type of contract: Commission of services.

Estimated contract value: 1500,00 EUR (including VAT).

2. Subject and scope of services

Title of the procurement: Preparation and organisation of the Capacity Development 1: Specialized training on the impact of AI tools on democratic governance.

Short description of services: The contractor will prepare, facilitate and deliver an online specialised training on the impact of AI tools on democratic governance for staff and key collaborators of SSM JIE and SPES Institute, in line with the Youth Advocacy Bridge project application and AU-EU Youth Action Lab objectives. The training will strengthen the partners’ internal capacity to understand AI-driven risks and opportunities for accountability, transparency and participation, and will provide practical guidance for integrating AI considerations into subsequent project activities and advocacy tools.

Key tasks include:

Preparation of training materials
Online facilitation and delivery of the 1 day training, including moderation of discussions

Short post-training note with key recommendations for how SSM JIE and SPES can apply the acquired knowledge in the implementation of The Youth Advocacy Bridge

Place of delivery: online.

Expected implementation dates: November 2025 (exact dates TBD as per project calendar; activities must take place in this period in Zagreb).

3. Eligibility and participation

Who may apply: Legal and/or natural persons (companies, craft businesses, CSOs, institutes, freelance experts) duly registered to provide the requested training / consulting services in accordance with Croatian law and, where relevant, their national law.

4. Technical and professional capacity

Minimum requirements:

Tenderers must demonstrate:

Documented experience of delivering similar type of trainings, preferably in cross-border or international contexts.
Ability to work in English as the main working language of the training (spoken and written).

Evidence to be provided:

CV of key expert(s) clearly indicating relevant assignments, dates, roles and target groups; and/or company / organisation profile with a short portfolio of comparable training projects and language skills.

Short description (max. 1 pages) of at least 1 relevant previous training or workshop, including topic, target group, location and contracting authority.

5. Financial offer and price conditions

The financial offer must:

Be expressed in EUR as a total lump sum covering all services and all related costs.
Clearly indicate whether VAT is included or not, and the applicable VAT rate where relevant.

No additional costs will be accepted beyond the contracted lump sum; all taxes, duties and bank charges are borne by the contractor and must be included in the offered price.

6. Award criteria

The contract will be awarded to the economically most advantageous tender based on the following criteria:

Price: 100% (lowest compliant price receives maximum points and is chosen).

The price will be evaluated with VAT included considering that the contracting authority cannot recover VAT.

7. Content and format of the tender

Each tender must contain the following documents:

Completed and signed financial offer (in EUR), indicating total lump sum, VAT status and breakdown of main cost categories (at least: preparation, delivery, follow-up).
CV(s) of the key expert(s), highlighting relevant experience in governance, youth advocacy and AI / technology-related topics.

Language of the tender: Offers may be submitted in English or Croatian.

Format: Tenders must be submitted electronically as a single PDF file (signed scan). No hard copy submission is required.

8. Submission method and deadline

Submission method: By email or via the online form available here.

Email address for submission: southeast_europe@wya.net

Deadline for submission: 5^th of November 2025

Tenders received after the deadline will not be considered.

9. Evaluation and award procedure

The evaluation procedure will include the following steps:

Administrative and eligibility check: verification that the tender is complete, submitted on time, and that the eligibility and exclusion criteria are met.

Technical and financial evaluation: assessment of technical capacity and quality of the proposed approach, followed by scoring based on the award criteria (price).

Contract signature: contract will be signed with the chosen tenderer.

10. Contracting and implementation

Type of contract: Service contract under Croatian law.

Issue of and order for services: The successful tenderer will receive order for services.

Payment terms: Payment will be made as a single lump-sum payment after successful completion of the training and acceptance of all deliverables by the contracting authority, on the basis of a valid invoice.

11. Data protection, visibility and intellectual property

Data protection: Personal data contained in tenders will be processed solely for the purposes of the procurement procedure and contract implementation, in line with Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – GDPR) and the Croatian Act on the Implementation of the General Data Protection Regulation (Official Gazette 42/2018). Data will be stored securely for the minimum period required by EU and donor rules and internal policies, after which it will be deleted or anonymised.

Visibility: The contractor must comply with all visibility and communication requirements of the European Union and the AU-EU Youth Action Lab, including correct use of logos and standard disclaimers on all materials and outputs produced under this contract. Detailed instructions and logo files will be provided by the contracting authority.

Intellectual property: All materials and outputs produced under this contract (e.g. agendas, training modules, presentations, handouts, methodological tools) will become the property of the contracting authority, which retains the right to use, adapt and publish them for non-commercial project purposes, including further dissemination to youth and stakeholders in Europe and Africa. The contractor retains the right to refer to the assignment in its portfolio, subject to prior written consent of the contracting authority.

12. Other provisions

Right to cancel: The contracting authority reserves the right to cancel the call for tenders or not to award the contract, without any obligation to compensate tenderers for any costs incurred in the preparation and submission of their offers.

Prohibition of splitting contracts: The estimated value of this procurement has been determined in accordance with applicable rules, and the contract has not been artificially split for the purpose of avoiding more stringent procedures.

Applicable law and jurisdiction: This procurement procedure, the resulting contract and any disputes arising from them are governed by Croatian law. Any dispute that cannot be settled amicably will fall under the jurisdiction of the competent court in Zagreb, Croatia.

This publication has been prepared with the financial assistance of the European Commission. The views expressed herein are those of the consultants and therefore in no way reflects the official opinion of the European Commission.